Guía Modelo 840 2026: Cómo Gestionar el IAE para Empresas
Todo sobre el Modelo 840 en 2026. Cuándo es obligatorio declarar el IAE, plazos por alta o variación y cómo afecta a las empresas con facturación superior a 1 millón de euros.
Guía Modelo 840 2026: Cómo Gestionar el IAE para Empresas
El Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) es una de las figuras tributarias más peculiares de España. Aunque la mayoría de los autónomos y pequeñas empresas están exentos de su pago, todos están obligados a elegir un epígrafe al darse de alta. Sin embargo, cuando una empresa crece y supera el millón de euros de facturación, entra en juego el Modelo 840. En esta guía para 2026, te explicamos cómo gestionar este modelo para evitar multas por una mala clasificación de tu actividad.
¿Qué es el Modelo 840?
El Modelo 840 es el formulario oficial de la Agencia Tributaria para realizar las declaraciones de alta, baja o variación en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). A través de este modelo, las empresas informan sobre los locales donde realizan su actividad, el tipo de cuota (municipal, provincial o nacional) y los elementos tributarios (metros cuadrados, potencia, etc.) que determinarán cuánto deben pagar.
¿Quién debe presentar el Modelo 840?
No todas las empresas deben presentar el 840. Existe una exención general para:
- Personas físicas (autónomos).
- Empresas con un importe neto de la cifra de negocios (facturación) inferior a 1.000.000 € anuales.
Por tanto, están obligadas las sociedades que facturen más de un millón de euros. Si tu empresa ha superado este límite en el ejercicio 2024, en 2026 deberás empezar a presentar el Modelo 840 para gestionar tu cuota del IAE.
Plazos de presentación del Modelo 840 (2026)
Los plazos dependen del motivo de la declaración:
- Declaración de alta: Un mes desde el inicio de la actividad o desde que se deja de disfrutar de una exención.
- Declaración de variación: Un mes desde que se produjo la circunstancia que la motiva (ej. cambio de local o ampliación de superficie).
- Declaración de baja: Un mes desde el cese de la actividad o desde que se tiene derecho a una exención.
Cómo rellenar el Modelo 840 paso a paso
Casillas más importantes
Deberás prestar especial atención a la sección de Elementos Tributarios. En el IAE, no pagas por tus beneficios, sino por tu estructura. Se te pedirá la superficie del local, la potencia de las máquinas o el número de obreros, según el epígrafe.
Datos que necesitas tener preparados
- Escrituras de propiedad o contrato de alquiler (para los metros cuadrados).
- Recibo del IBI (para la referencia catastral).
- Contratos de suministro eléctrico.
Presentación telemática en la Sede Electrónica de la AEAT
Para las sociedades, la presentación es obligatoriamente telemática. Necesitarás el certificado digital de la empresa para acceder al trámite "Impuesto sobre Actividades Económicas. Modelo 840".
Errores comunes al presentar el Modelo 840
1. Equivocarse de epígrafe: Es el error base. Un epígrafe erróneo puede suponer una cuota mucho más alta.
2. No declarar la variación de metros: Si amplías tu oficina o nave, tienes un mes para informarlo.
3. No gestionar la baja por exención: Si tu facturación baja de un millón, debes presentar la baja en el 840 para dejar de pagar el impuesto.
Relación del Modelo 840 con el IAE y CNAE
El Modelo 840 es la materialización del IAE. Cada epígrafe IAE tiene un código CNAE equivalente que se usa para la Seguridad Social. Un error en uno puede arrastrar problemas al otro, afectando a tus cotizaciones o a la deducibilidad de ciertos gastos. Puedes verificar la correspondencia exacta en nuestro Conversor IAE CNAE.
Preguntas frecuentes sobre el Modelo 840
¿Qué es la cuota provincial del IAE?
Es una modalidad que permite a la empresa operar en toda una provincia pagando una sola cuota, en lugar de una municipal por cada ayuntamiento donde tenga local.
¿Si soy autónomo tengo que presentar el 840?
No. Las personas físicas están exentas por ley del pago del IAE, por lo que nunca tendrán que presentar el Modelo 840.
Guía Modelo 840 2026: Cómo Gestionar el IAE para Empresas
El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un tributo local que, en la práctica, solo afecta a empresas y entidades que superan cierto volumen de facturación. Para la mayoría de autónomos y pequeñas sociedades es un impuesto "fantasma" porque están exentos; sin embargo, cuando la empresa crece y supera el millón de euros de cifra de negocios, el IAE pasa a ser una obligación real. El Modelo 840 es el formulario clave para gestionar altas, bajas y variaciones en este impuesto.
En esta guía para 2026 encontrarás quién debe presentar el Modelo 840, cómo y cuándo hacerlo, qué epígrafe elegir y cómo coordinarlo con otros modelos como el 036 y el 848.
¿Qué es el Modelo 840 y quién debe presentarlo?
El Modelo 840 es la declaración específica del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Sirve para comunicar a la Administración tributaria local (a través de la AEAT) el alta, baja o variación en el IAE.
A diferencia del Modelo 036, que es una declaración censal general para comunicar el inicio de actividad, modificaciones o cese ante Hacienda, el Modelo 840 se centra exclusivamente en la gestión del IAE.
¿Quién está obligado en 2026?
En 2026, solo deben presentar el Modelo 840 los sujetos pasivos no exentos de IAE. Principalmente:
- Sociedades con Cifra Neta de Negocios (CN) superior a 1.000.000 €
- Se toma como referencia el importe neto de la cifra de negocios del penúltimo año anterior al devengo.
- Para el IAE de 2026, se analiza la cifra de negocios de 2024.
- Si en 2024 tu empresa superó 1.000.000 €, en 2026 dejas de estar exento y debes gestionar el IAE mediante el Modelo 840.
- Sujetos que optan por cuotas provinciales o nacionales
- Aunque su cifra de negocios sea inferior a 1.000.000 €, si solicitan cuotas provinciales o nacionales para operar en varios municipios bajo una única cuota, deben tramitarlo a través del IAE (Modelo 840).
Autónomos (personas físicas):
Las personas físicas están exentas por ley del pago del IAE, con independencia de su facturación.
- No presentan Modelo 840.
- Sí deben declarar su epígrafe de IAE en el Modelo 036/037 al darse de alta en la actividad.
La exención del millón de euros: El alivio fiscal
La mayoría de pymes no pagan IAE gracias a la exención general para:
- Todas las personas físicas (autónomos).
- Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades, sociedades civiles y entidades del artículo 35.4 de la LGT con importe neto de la cifra de negocios inferior a 1.000.000 €.
Cuando tu empresa supera el umbral del millón de euros:
- Pierdes la exención a partir del ejercicio en que corresponda tributar.
- Debes comunicar el fin de la exención mediante el Modelo 840 durante el mes de diciembre anterior al año en que empieces a pagar IAE.
Ejemplo:
- En 2024 facturas 1.200.000 €.
- En 2026 estás obligado a pagar IAE.
- Debes presentar el Modelo 840 en diciembre de 2025.
Tipos de cuotas en el IAE
El IAE se estructura en distintos ámbitos territoriales. Elegir bien la cuota es clave para tu estrategia de expansión:
- Cuota Municipal
- Autoriza a realizar la actividad en un solo término municipal.
- Si abres un local en otro municipio, deberás pagar otra cuota municipal allí.
- Es la modalidad más habitual para negocios locales (tiendas, bares, pequeños comercios, etc.).
- Cuota Provincial
- Permite ejercer la actividad en todos los municipios de una provincia con una única cuota.
- Adecuada para empresas con red comercial o de servicios repartida por toda una provincia.
- Cuota Nacional
- Permite operar en todo el territorio español con una sola cuota.
- Interesante para grandes empresas con presencia o actividad en múltiples provincias.
La elección de cuota debe ser coherente con la realidad de tu negocio y su plan de expansión, ya que impacta directamente en el coste del IAE.
Plazos de presentación del Modelo 840 en 2026
Los plazos dependen del motivo de la declaración:
- Alta por inicio de actividad (no exentos)
- Plazo: 1 mes desde el inicio de la actividad.
- Solo si la entidad no está exenta (por ejemplo, ya supera el millón de euros o solicita cuota provincial/nacional).
- Alta por dejar de disfrutar de exención
- Plazo: Durante el mes de diciembre anterior al año en que se esté obligado a tributar.
- Ejemplo: si en 2024 superas 1.000.000 € y en 2026 debes pagar IAE, presentas el Modelo 840 en diciembre de 2025.
- Declaración de variación
- Plazo: 1 mes desde que se produce el cambio.
- Ejemplos: cambio de local, ampliación de superficie, variación de potencia instalada, cambio de epígrafe, etc.
- Declaración de baja
- Plazo: 1 mes desde el cese de la actividad o desde que vuelves a tener derecho a exención (por bajar la facturación por debajo de 1.000.000 €).
- Importante comunicarlo para evitar cuotas indebidas en ejercicios posteriores.
Fuentes: Agencia Tributaria (AEAT) - Instrucciones Modelo 840 IAE.
Brian Mena
Creador del Conversor IAE CNAE, Ingeniero, MiFID II, emprendedor.
Especialista en códigos de actividad económica IAE y CNAE 2025, con amplia experiencia ayudando a autónomos y empresas españolas a identificar sus epígrafes correctos. Creador del Conversor IAE-CNAE, herramienta líder para la clasificación de actividades económicas en España.