Guía para gestorías: migración masiva de clientes al CNAE 2025

Si eres asesor fiscal, gestor administrativo o profesional de una gestoría, esta guía es para ti. La migración del CNAE 2009 al CNAE 2025 afecta a todos tus clientes que tengan un código de actividad económica de la clasificación anterior. Gestionarlo de forma eficiente es una oportunidad de servicio y fidelización; dejarlo sin hacer es un riesgo profesional.

En esta guía te explicamos cómo organizar la migración masiva de la cartera de clientes, los trámites ante la AEAT y la TGSS, las herramientas disponibles y los errores más comunes que debes evitar.

La dimensión del problema: cuántos clientes están afectados

De los 630 códigos clase del CNAE 2009, todos necesitan migración al CNAE 2025. Sin embargo, la complejidad varía enormemente:

• 425 códigos (67%) tienen correspondencia directa 1:1. Para estos clientes, el trámite es sencillo y la TGSS ya realizó la asignación automática en muchos casos.
• 205 códigos (33%) tienen correspondencia 1:N (múltiples opciones). Estos son los que requieren tu criterio profesional para elegir el código correcto.
• 22 códigos tienen 6 o más equivalencias posibles, requiriendo un análisis detallado de la actividad real del cliente.

Si gestionas una cartera de 100 clientes, la estimación de trabajo manual es de aproximadamente 15 minutos por cliente (identificar código actual, buscar equivalencia, presentar modelo 036, actualizar TGSS si procede). Eso supone unas 25 horas de trabajo para una cartera media.

Plan de acción en 5 fases para gestorías

Fase 1: Auditoría de cartera (1-2 días)

Antes de empezar a tramitar, necesitas un inventario:

1. Exporta la lista de todos tus clientes con su código CNAE 2009 actual.
2. Clasifica cada código según su tipo de correspondencia usando la tabla de correspondencias del INE (descarga en Excel).
3. Agrupa en tres categorías: 1:1 automático (no requiere acción en TGSS), 1:1 manual (requiere modelo 036 en AEAT), y 1:N (requiere decisión del cliente).
4. Prioriza los clientes con correspondencias 1:N (necesitan tu criterio) y los que aún no han actualizado en la TGSS.

Fase 2: Comunicación a clientes (1 día)

Envía una comunicación a todos los clientes afectados explicando:

• Qué es la actualización del CNAE 2025 y por qué es obligatoria.
• Qué plazos aplican (TGSS ya cerrado, AEAT antes de enero 2027).
• Qué consecuencias tiene no actuar (cotización al máximo, sanción 150 €, pérdida de subvenciones).

• Que vas a gestionar el cambio en su nombre (si tienes autorización de representación).
• Que para los códigos 1:N, necesitarás que confirmen su actividad principal.

Modelo de email sugerido: «Estimado/a cliente: Le informamos de que el Real Decreto 10/2025 establece la obligación de actualizar su código CNAE al nuevo CNAE 2025. Desde nuestra gestoría vamos a gestionar este cambio en su nombre ante la AEAT y la Seguridad Social. Para clientes cuya actividad tiene varias opciones de clasificación, le contactaremos para confirmar la opción más adecuada. Si tiene dudas, no dude en consultarnos.»

Fase 3: Resolución de casos 1:N (2-5 días)

Para los clientes con correspondencias 1:N:

1. Usa el verificador de equivalencia para ver todas las opciones disponibles para cada código.
2. Prepara una ficha por cliente con: código CNAE 2009 actual, opciones CNAE 2025 disponibles, y tu recomendación profesional basada en la actividad real del cliente.
3. Contacta al cliente para confirmar la opción. En muchos casos, tu conocimiento del negocio del cliente será suficiente para decidir sin necesidad de consulta.
4. Documenta la decisión: guarda un registro de qué código se eligió y por qué, para protegerte ante posibles reclamaciones futuras.

Códigos que requieren más atención:

• 4791 (Comercio por Internet) → 32 opciones. Necesitas saber qué vende el cliente online.
• 8299 (Apoyo empresarial) → 24 opciones. Analiza la actividad principal del cliente.
• 4399 (Construcción especializada) → 10 opciones. Pregunta por la especialidad concreta.
• 8690 (Otras actividades sanitarias) → 7 opciones. Identifica la profesión sanitaria exacta.

Fase 4: Presentación masiva de modelos 036 (3-10 días)

Con los códigos decididos, procede a la presentación del modelo 036 en la Sede Electrónica de la AEAT para cada cliente:

1. Accede con tu certificado de representación o el del cliente.
2. Selecciona «Modificación» como causa de presentación.
3. Da de baja el código CNAE 2009 y de alta el CNAE 2025 correspondiente.
4. Firma y presenta.
5. Descarga y archiva el justificante con CSV.

Tip de productividad: agrupa las presentaciones por tipo de cambio. Primero todos los 1:1 (los más rápidos), después los 1:N ya decididos. Esto te permite entrar en «modo automático» y acelerar el proceso.

Fase 5: Actualización TGSS vía IMPORTASS (1-3 días)

Para los clientes que aún no han actualizado en la Seguridad Social (especialmente los que tenían correspondencias 1:N y no fueron actualizados automáticamente):

1. Accede a IMPORTASS con las credenciales del cliente o de representación.
2. Ve a «Comunicar código actividad CNAE25».
3. Selecciona el nuevo código CNAE 2025 (el mismo que presentaste en la AEAT).
4. Firma digitalmente. No requiere documentación.

Prioridad: los clientes con CNAE 1:N que no actualizaron están pagando cotización AT/EP al tipo máximo desde el 1 de enero de 2026. Cada día de retraso les cuesta dinero.

Herramientas para gestorías

Estas herramientas te ahorrarán horas de trabajo:

• Verificador de equivalencia CNAE: búsqueda instantánea de equivalencias para cada cliente.
• Tabla de correspondencias INE (Excel): descarga la tabla completa para trabajar en lote con tu propia hoja de cálculo.
• Tabla de correspondencias completa: las 1.010 correspondencias con buscador integrado.
• Guías de migración por sector: información específica para resolver los casos 1:N más frecuentes.
• Guía práctica modelo 036 (AEAT): instrucciones oficiales de cumplimentación.

Los 7 errores que las gestorías deben evitar

1. No informar al cliente. La actualización del CNAE es una obligación del contribuyente. Si no le informas, podrías incurrir en responsabilidad profesional por omisión de asesoramiento.
2. Decidir el código 1:N sin consultar al cliente. Para los códigos con múltiples opciones, la elección final debe ser del cliente (o estar documentada como recomendación profesional aceptada por el cliente).
3. Buscar el modelo 037 que ya no existe. Desde febrero de 2025 (Orden HAC/1526/2024), todas las declaraciones censales se hacen por modelo 036. No pierdas tiempo buscando el 037.
4. Actualizar solo en la AEAT o solo en la TGSS. Son organismos independientes. Debes actualizar en ambos para evitar inconsistencias.
5. No guardar justificantes. Archiva todos los justificantes con CSV de cada presentación. Son la prueba de cumplimiento del cliente.
6. No verificar las asignaciones automáticas de la TGSS. Para los códigos 1:1, la TGSS hizo asignaciones automáticas. Pero conviene verificar que la asignación es correcta y coincide con la actividad real del cliente.
7. Postergar hasta el último momento. Los servidores de la AEAT se saturan en fechas límite. Presenta con antelación, idealmente en bloques semanales.

La migración CNAE como oportunidad de servicio

La actualización obligatoria del CNAE es una oportunidad para tu gestoría en varios frentes:

Servicio de valor añadido

• Comunicar proactivamente a todos tus clientes demuestra diligencia profesional.
• Gestionar el trámite completo (AEAT + TGSS) es un servicio tangible con valor percibido.
• Asesorar en los casos 1:N requiere conocimiento del negocio del cliente, algo que tu competencia online no puede ofrecer.

Captación de nuevos clientes

• Muchos autónomos y pymes no saben que deben actualizar su CNAE. Ofrecer este servicio es una puerta de entrada.
• Las empresas que reciben requerimientos de la AEAT buscarán ayuda profesional. Posiciónate como experto en la materia.

Revisión de situación fiscal

• Al revisar el CNAE de cada cliente, aprovecha para verificar que su situación censal completa está al día.
• Detecta oportunidades: ¿hay clientes que podrían acceder a deducciones fiscales con su nuevo CNAE 2025?
• Identifica clientes que podrían solicitar Kit Digital u otras ayudas una vez actualizado su CNAE.

Documentación y protección profesional

Para protegerte como profesional, documenta cada actuación:

• Registro de comunicación al cliente: guarda copia del email o carta informando de la obligación.
• Ficha de decisión CNAE: para los casos 1:N, documenta las opciones presentadas al cliente, tu recomendación y la decisión final del cliente.
• Justificantes de presentación: archiva todos los PDF con CSV del modelo 036 y las confirmaciones de IMPORTASS.
• Certificado de situación censal: solicita un certificado actualizado para cada cliente como confirmación final.

Esta documentación te protege ante reclamaciones futuras y demuestra que actuaste con la diligencia profesional exigible.

Preguntas frecuentes para gestorías

¿Puedo presentar el modelo 036 en nombre de mi cliente?

Sí, si dispones de autorización de representación ante la AEAT (apoderamiento registrado en el Registro de Apoderamientos de la AEAT). El apoderamiento puede ser general o específico para trámites censales.

¿Puedo acceder a IMPORTASS en nombre de mi cliente?

Sí, con autorización de representación en el sistema RED de la Seguridad Social, o con las credenciales del cliente (Cl@ve, certificado digital). La representación en IMPORTASS se gestiona a través del Sistema RED.

¿Qué pasa si un cliente no responde para decidir su código 1:N?

Si el cliente no responde, envía un segundo recordatorio documentado (email con acuse de recibo). Si sigue sin responder, documenta que has intentado contactar y que la decisión está pendiente del cliente. No elijas por él sin su consentimiento explícito.

¿Puedo cobrar por este servicio?

Sí. La actualización del CNAE es un servicio de asesoramiento y tramitación censal legítimo. Muchas gestorías lo incluyen en su cuota de servicios anuales; otras lo facturan como servicio puntual (entre 20 € y 50 € por cliente es un rango habitual).

¿Hay alguna herramienta oficial para presentación masiva del modelo 036?

Actualmente, la AEAT no ofrece un sistema de presentación masiva del modelo 036. Cada declaración se presenta individualmente. Sin embargo, los programas de ayuda de la AEAT y el sistema de representación agilizan significativamente el proceso para gestores profesionales.

Tu hoja de ruta como gestoría

1. Audita tu cartera: identifica todos los clientes con CNAE 2009.
2. Clasifica: 1:1 automático, 1:1 manual, 1:N.
3. Comunica a todos los clientes la obligación y tu plan de acción.
4. Resuelve los casos 1:N con los clientes.
5. Presenta modelos 036 en la AEAT.
6. Actualiza en IMPORTASS los casos pendientes.
7. Archiva justificantes y documenta todo el proceso.
8. Verifica con certificados de situación censal.

La migración del CNAE 2025 es un proyecto finito con fecha de caducidad. Cuanto antes lo abordes, antes lo resuelves para todos tus clientes y antes puedes ofrecer servicios adicionales sobre la base de una situación censal actualizada.

Fuentes oficiales

• Modelo 036 - Sede Electrónica AEAT — Formulario oficial.
• Guía práctica modelo 036 — Instrucciones.
• Orden HAC/1526/2024 — Supresión modelo 037.
• Real Decreto 10/2025 — Marco legal CNAE 2025.
• INE - Correspondencias CNAE (Excel) — Tablas para trabajo en lote.
• IMPORTASS - Comunicar CNAE 2025 — Portal Seguridad Social.