Factura proforma: qué es, para qué sirve y qué no es
La factura proforma es un documento informativo que detalla una operación antes de cerrarla, parecido a un presupuesto. No tiene validez fiscal ni contable, no es vinculante y no sustituye a la factura real: no se registra en tus libros, no se declara y no permite deducir el IVA al destinatario.
Datos clave
| Qué es | Un documento informativo que adelanta los datos de una operación (conceptos, importes, condiciones) antes de emitir la factura real |
|---|---|
| Validez fiscal y contable | Ninguna: no se contabiliza, no se declara y no genera obligaciones de IVA ni de IRPF |
| ¿Es vinculante? | No genera por sí misma la obligación de pago ni de entrega; funciona como una propuesta o presupuesto detallado |
| Deducción del IVA | No permite deducir el IVA: para eso es imprescindible la factura real (ordinaria o simplificada) |
| Cuándo emitir la factura real | Cuando la operación se confirma, hay que emitir la factura definitiva cumpliendo el RD 1619/2012 |
Cómo se usa una factura proforma correctamente
Paso 1: Úsala como propuesta, no como factura
La proforma sirve para que el cliente conozca de antemano los conceptos, importes y condiciones de una operación: es, en la práctica, un presupuesto detallado con apariencia de factura. Por eso conviene marcarla claramente como «proforma» para que no se confunda con una factura real.
Paso 2: Recuerda que no tiene efectos fiscales
Una factura proforma no se contabiliza, no se incluye en tus libros registro ni en tus declaraciones de IVA o IRPF, y no permite al destinatario deducir el IVA. Emitir una proforma no genera ninguna obligación tributaria: las obligaciones nacen con la factura real.
Tipos de factura y cuándo usar cada unoPaso 3: Diferénciala del presupuesto y de la factura
El presupuesto es una oferta comercial; la proforma es un documento más cercano a la factura en formato, pero sigue siendo informativo; y la factura real es el documento con efectos fiscales. La proforma se sitúa entre el presupuesto y la factura, sin la fuerza de esta última.
Factura proforma en el glosario fiscalPaso 4: Cuando se confirme la operación, emite la factura real
En cuanto el cliente acepte y se realice la operación (o el pago), debes emitir la factura definitiva, ordinaria o simplificada, cumpliendo el Reglamento de facturación. Es esa factura, y no la proforma, la que documenta el ingreso y permite deducir el IVA.
Cómo hacer una factura real paso a paso
Recibe el checklist para gestionar proformas y facturas
Te enviamos un checklist con los tipos de factura, cuándo una proforma se convierte en factura real y los campos obligatorios para facturar sin errores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento informativo que detalla una operación (conceptos, importes y condiciones) antes de cerrarla, con un formato parecido al de una factura. Funciona como un presupuesto detallado, pero no tiene validez fiscal ni contable: no se contabiliza, no se declara y no permite deducir el IVA.
¿La factura proforma tiene validez legal o fiscal?
No tiene validez fiscal ni contable. No se registra en los libros, no se incluye en las declaraciones de IVA o IRPF y no genera obligaciones tributarias por sí misma. Tampoco permite al destinatario deducir el IVA. Para todo eso es imprescindible emitir la factura real una vez confirmada la operación.
¿En qué se diferencia una proforma de una factura normal?
La factura normal (ordinaria o simplificada) documenta una operación ya realizada, tiene efectos fiscales, se contabiliza y permite deducir el IVA. La proforma es previa e informativa: anticipa los datos de la operación, pero no tiene efectos contables ni fiscales. Cuando la operación se confirma, hay que sustituir la proforma por una factura real.