Cómo hacer una factura: campos obligatorios, numeración y plazos
Para hacer una factura correcta necesitas incluir los datos que exige el Reglamento de facturación (RD 1619/2012): número y serie correlativos, fecha, tus datos y los del cliente, NIF, domicilio, la descripción de la operación, el tipo de IVA y la cuota repercutida por separado. La factura ordinaria se expide en el momento de la operación.
Datos clave
| Norma aplicable | Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 (art. 6 para la factura completa) |
|---|---|
| Numeración | Número y, en su caso, serie; la numeración dentro de cada serie debe ser correlativa (art. 6.1.a) |
| Datos de las partes | Nombre o razón social, NIF y domicilio del expedidor y del destinatario (art. 6.1.c, d y e) |
| Importes | Base imponible, tipo o tipos de IVA aplicados y la cuota repercutida, que debe consignarse por separado (art. 6.1.f, g y h) |
| Plazo de expedición | En el momento de realizarse la operación; si el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA (art. 11) |
| Retención de IRPF | No es un campo del Reglamento de facturación: se consigna como «retención de IRPF a cuenta» solo cuando el cliente es empresario o profesional |
Campos obligatorios de la factura completa (art. 6 RD 1619/2012)
| Campo | Apartado | Detalle |
|---|---|---|
| Número y serie | 6.1.a | Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa. |
| Fecha de expedición | 6.1.b | Fecha en que se emite la factura. |
| Nombre del expedidor y del destinatario | 6.1.c | Nombre y apellidos o razón social completa de quien emite y de quien recibe la factura. |
| NIF | 6.1.d | NIF del expedidor; y del destinatario en los casos previstos (operaciones intracomunitarias, cuando el destinatario sea sujeto pasivo, etc.). |
| Domicilio | 6.1.e | Domicilio del expedidor y del destinatario. |
| Descripción de la operación | 6.1.f | Precio unitario sin impuesto y todo lo necesario para determinar la base imponible (descuentos no incluidos en el precio unitario aparte). |
| Tipo impositivo de IVA | 6.1.g | Tipo o tipos de IVA aplicados a la operación. |
| Cuota de IVA repercutida | 6.1.h | La cuota tributaria de IVA, que debe consignarse por separado. |
| Fecha de la operación | 6.1.i | Solo si es distinta de la fecha de expedición (o hay pago anticipado). |
| Menciones especiales | 6.1.j / m | Mención a la exención cuando proceda, o «inversión del sujeto pasivo» cuando el destinatario sea el obligado. |
Cómo hacer una factura paso a paso
Paso 1: Asigna un número y una serie correlativos
Toda factura empieza por su número. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa (art. 6.1.a RD 1619/2012): no puedes saltarte números ni repetirlos. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para ventas y otra para rectificativas), pero dentro de cada serie el orden debe ser continuo.
Partes de una factura: todos los camposPaso 2: Identifica a las dos partes y la fecha
Incluye el nombre o razón social, el NIF y el domicilio tanto del expedidor (tú) como del destinatario (tu cliente), además de la fecha de expedición (art. 6.1.b a e). Si la operación se realizó en una fecha distinta a la de emisión, debes indicarla también (art. 6.1.i).
Paso 3: Describe la operación y calcula la base imponible
Detalla el producto o servicio con su precio unitario sin impuestos y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio. La suma es la base imponible: el importe sobre el que después aplicarás el IVA y, si procede, la retención de IRPF (art. 6.1.f).
Paso 4: Aplica el IVA y, si procede, la retención de IRPF
Sobre la base imponible aplica el tipo de IVA que corresponda y consigna la cuota repercutida por separado (art. 6.1.g y h). Si facturas a una empresa o profesional y eres profesional, resta además la retención de IRPF a cuenta: el tipo general es del 15 % y el de los nuevos autónomos, del 7 % en el año de inicio y los dos siguientes.
Calculadora de factura con IVA e IRPFPaso 5: Expide la factura dentro de plazo
La regla general es expedir la factura en el momento de realizarse la operación. Pero si tu cliente es empresario o profesional, dispones de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA (art. 11 RD 1619/2012). No esperes a final de año: cada operación tiene su propio plazo.
Paso 6: Conserva una copia y prepárate para Verifactu
Guarda copia de todas las facturas emitidas durante el plazo de prescripción tributaria de 4 años (arts. 29 y 66 LGT). Si usas un programa de facturación, comprueba que esté preparado para el Reglamento antifraude (Verifactu/SIF), obligatorio para autónomos a partir del 1 de julio de 2027.
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Preguntas frecuentes
¿Qué datos lleva una factura obligatoriamente?
Según el art. 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012): número y serie correlativos, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio del expedidor y del destinatario, la descripción de la operación con su base imponible, el tipo o tipos de IVA aplicados y la cuota repercutida consignada por separado. Cuando proceda, se añade la mención a la exención o a la inversión del sujeto pasivo.
¿La retención de IRPF es un campo obligatorio de la factura?
No forma parte de los campos del art. 6 del Reglamento de facturación: es una obligación de IRPF, no de facturación. Se consigna en la factura como «retención de IRPF a cuenta» cuando facturas a un empresario o profesional y tu actividad está sujeta a retención. Al facturar a un particular nunca se practica retención.
¿Cuándo tengo que emitir la factura?
Con carácter general, en el momento de realizarse la operación (art. 11 RD 1619/2012). Cuando el destinatario es empresario o profesional, el plazo se amplía: la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA de la operación.
¿Puede una factura tener el mismo número que otra?
No. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa (art. 6.1.a RD 1619/2012): cada número es único dentro de su serie y no se pueden repetir ni dejar huecos injustificados. Sí puedes mantener varias series independientes, cada una con su propia secuencia correlativa.