Plazos para emitir y conservar facturas: lo que dice la ley
La factura se expide, con carácter general, en el momento de realizarse la operación; si el cliente es empresario o profesional, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA (art. 11). Después, las facturas emitidas y recibidas se conservan durante el plazo general de 4 años.
Datos clave
| Plazo general de expedición | La factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación (art. 11.1 RD 1619/2012) |
|---|---|
| Cliente empresario o profesional | El plazo se amplía: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA de la operación |
| Entregas intracomunitarias | Antes del día 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte de los bienes (art. 11.2) |
| Conservación | Las facturas emitidas y recibidas se conservan durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de 4 años (arts. 29 y 66 LGT) |
Plazos de expedición y conservación de facturas
| Situación | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Cliente particular (regla general) | En el momento de realizarse la operación | Art. 11.1 RD 1619/2012 |
| Cliente empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA | Art. 11.1 RD 1619/2012 |
| Entrega intracomunitaria | Antes del día 16 del mes siguiente al inicio del transporte | Art. 11.2 RD 1619/2012 |
| Conservación (regla general) | 4 años (plazo de prescripción tributaria) | Arts. 29 y 66 LGT |
Cómo cumplir los plazos de facturación
Paso 1: Expide la factura a tiempo según el cliente
Con carácter general, la factura se expide en el momento de realizarse la operación. Pero si tu cliente es empresario o profesional, dispones de plazo hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA (art. 11). No esperes a fin de año: cada operación tiene su propio plazo.
Cómo hacer una factura: campos y plazosPaso 2: Ten cuidado con las operaciones intracomunitarias
En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte (art. 11.2). Es un plazo específico que conviene tener presente si vendes a clientes de otros países de la UE.
Factura intracomunitaria: requisitosPaso 3: Conserva las facturas durante 4 años
Una vez emitidas, debes conservar las facturas (las que emites y las que recibes) durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de 4 años, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente (arts. 29 y 66 de la Ley General Tributaria).
Paso 4: Guarda copias accesibles y legibles
La conservación puede ser en papel o electrónica, pero debe garantizar la legibilidad, la integridad y el acceso a las facturas durante todo el plazo. Si usas un programa de facturación, asegúrate de que mantiene las copias accesibles y de que están preparadas para los requisitos de Verifactu.
Verifactu: conservación y trazabilidad
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Te enviamos un checklist con los plazos para emitir cada factura según el cliente y durante cuánto tiempo debes conservar tus facturas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que emitir una factura?
Con carácter general, en el momento de realizarse la operación (art. 11.1 RD 1619/2012). Cuando el destinatario es empresario o profesional, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA de la operación.
¿Cuántos años hay que guardar las facturas?
Con carácter general, durante el plazo de prescripción tributaria, que es de 4 años, tanto las facturas emitidas como las recibidas (arts. 29 y 66 de la Ley General Tributaria). Existen plazos especiales más largos en casos concretos, pero para la facturación habitual del autónomo la referencia son los 4 años.
¿Puedo conservar las facturas solo en formato digital?
Sí. La conservación puede ser en papel o electrónica, siempre que se garantice la legibilidad, la integridad del contenido y el acceso a las facturas durante todo el plazo de conservación. Conservar copias digitales bien organizadas es perfectamente válido y suele ser lo más práctico.